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Coaching y Management. “Saber delegar, o saber quitarse miedos”

07-07-2012

J.M. Garteiz*

Cuando nos paseamos por la oficina, es muy posible que veamos a todas las personas que allí se encuentran luchando con cientos de papeles que se les amontonan a ambos lados de su mesa, o con el ceño fruncido y moviendo frenéticamente el ratón en busca de algún documento en su ordenador, o aporreando el teclado como quien toca el concierto para piano nº 1 de Tchaikovsky. Pero si nos detenemos por unos segundos y nos preguntamos ¿quién es esta persona? ¿Cuáles son sus funciones dentro de la empresa? ¿En qué está trabajando ahora? Entonces es muy posible que veamos que lo que está haciendo lo podría hacer otra persona con menos experiencia.

Efectivamente, son muchas las ocasiones en las que nuestros empleados dedican su tiempo a tareas que realmente no les corresponden y que no aportan valor, ni a la empresa ni a él. De hecho, si preguntamos a todos nuestros empleados ¿qué porcentaje de tu tiempo, en el trabajo, empleas en tareas que podrían ser realizadas por una persona con menos experiencia, sabiendo que se le ha formado para encargarse de ello con calidad? Nos sorprendería encontrar que el resultado medio a esta pregunta es frecuentemente tan alto como el 40-50%. ¡Casi un 50% de su tiempo haciendo tareas que podría hacer otra persona! ¿Qué les parece?

Está claro que este mal hábito no sólo reduce los beneficios de la empresa, afecta negativamente a la motivación y la moral de los empleados, y reduce las capacidades competitivas de la organización, sino que, adicionalmente, evita que los profesionales con más experiencia puedan emplear más tiempo con los clientes, invirtiendo así en el futuro de la empresa. ¿Y cómo podemos evitar esto desde la Dirección?

Ante la pregunta ¿por qué no delegas más en tus subordinados? es habitual escuchar respuestas como: prefiero hacerlo yo mismo o, tengo más confianza en que se haga bien si lo hago yo. Estas contestaciones suelen darse cuando la persona tiene miedo a algo, algo que las impide delegar en otras; pero ¿qué las impide delegar?

En ocasiones es el propio sistema el que impide que los profesionales deleguen más en sus subordinados a través de los propios sistemas de medición y recompensa. Una de estas medidas de presión es la llamada “cargabilidad”, o utilización de los recursos humanos, por la que una persona tiene que facturar un mínimo de horas al cliente durante el mes para no ser echado a la calle, en especial en estos tiempos de crisis económica donde una persona que no factura tiene un pie en la calle.

Otra de las razones que obliga a que las personas no deleguen sus tareas en otras es la desgana a invertir tiempo en el entrenamiento y supervisión de una persona para conseguir una buena delegación. Aquí oiremos razonamientos del tipo: “a una persona con menos experiencia le llevará hacerlo mas tiempo de lo que me llevará a mi, y además luego tendré que gastar tiempo en supervisar su trabajo”.

Por último está el miedo a lo desconocido. La persona que delega, que entrega trabajo a sus subordinados o colegas, tendrá que hacer nuevas tareas: prestar atención a las cuestiones de marketing, servicio al cliente, o trabajar en tareas más propias de su nivel. Tareas para las cuales puede no estar preparado y que le generan cierta ansiedad. Por eso, para que exista una buena delegación, será necesario encontrar actividades sustitutivas que realmente cuadren con las habilidades y el nivel de experiencia profesional de la persona en cuestión.

Todas estas razones pueden estar muy bien de cara a uno mismo y los compañeros, sin embargo, no son un argumento válido para mantener personal ineficiente en la empresa, en especial en estos momentos donde las empresas tienen que ajustar sus gastos al máximo si quieren seguir sobreviviendo. La buena noticia es que muchas empresas comienzan a descubrir que tienen grandes oportunidades en este área y que, el dolor de cambiar los hábitos de sus empleados, puede ser recompensado por los beneficios futuros que ambas partes obtendrán.

*Ingeniero, consultor y fundador de Garaster Consulting

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